工商服務時間。。。
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<<精采預告>>

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切記,蜘蛛人:「能力越大,責任越大(With great power, comes great responsibility.)」


今天又到了工作分派的時刻,

既然重用小胖為小組長,

一直以來,我以信任的角度忙於我手邊的管理事務,

今天以客座的身份列席參加本次的派工大會。


小胖開始在白板上條列我上週要他協助的事物,

看來有模有樣的,

「本週規劃與設計交由大雄來負責。其他組員配合大雄執行。」

「規劃與設計告一段落後,機構建置交由彤瑤來負責。其他組員Eric、John配合彤瑤執行。」

「秘書小靜幫忙測試與填寫測試報告。我會親自看過。」

「Scott負責專案之文件撰寫與統整。小組組員配合撰寫文件。」

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目前為止,我聽起來都很有條理,

果然名師出高徒,

人員的訓練,我可不是浪得虛名的~~~~懶啊!!

「好!若大家沒問題的話,散會。下週一我們Review Meeting再來看進度。」

看有些人一臉茫然的樣子,

果然很有軍令如山的威嚴,

只可惜沒有令人折服眾人的氣魄,

「等一下,大家真的都沒有問題嗎?」
因此,我開先例發出了聲音。

「ㄟ~~~,我有問題。」
小胖竟然自己舉手發問。果然有廉恥心,以後會有前途。

「事情都派下去了是沒錯,但是如果配合人員有問題,小組長都會被挨罵。」

「能力越大,責任越大,有問題嗎?」

「是沒有啦!但是身為組頭(OS:我還簽賭哩!!),

我希望能讓大家明瞭互相間的責任,

這樣透明化的管理比較沒問題,對吧!」

「小胖,沒想到你的求知慾與態度越來越讓我欣賞了,給你個讚!!」
我接著說

「小靜準備紙跟筆!!」
小靜雖天真但這次不敢怠慢。

「大家在白紙上寫上今天想喝的飲料跟點心,今天,小胖請客!!」
有得必有失,因此我接續嚴肅的說明。

「大家有聽過RACI Matrix嗎?」

「沒有,那是什麼啊!」
竟然異口同聲

我大致說明一下這幾個英文簡寫:
R:代表Responsible,表示應該負起責任或執行者。例如:Eric、John
A:代表Accountable,表示擔任負成敗責任的人。例如:小胖、彤瑤、Scott
C:代表Consult,表示可以被諮詢,提供意見的人。例如:彤瑤、Scott
I:代表Inform,表示應該被通知進展的人。例如:我

「那不就重疊角色了。」

「沒有關係,角色越是重疊,管得越清楚。」
我開始畫起白板來,並接著說:

「RACI矩陣就是責任指派矩陣(RAM: Responsibility Assignment Matrix)的一種,

在座標上,縱軸將工作項目條列出來,

橫軸則列出所有參與人員,

中間則以RACI分別表示參與的形式或是深度。」

「負責人(Reponsibility)的角色是實際上動手做的人,

而當責者(Accountable)的角色就是負責者的上司。

所以說,當責者也是要負起最終成敗的責任,

只是不一定要親手做。」

「一項工作,最好是只有一個人當責,

只有一個人負責。

才不會有權責不清,推諉卸責的狀況發生。」

「那剛剛那樣分工,就有多個執行人員,這樣會有問題嗎?」
大雄也發出疑問來

「所以,可以再把任務拆得更細,到可以一個人負責或執行為止。」

整個程序如下:
1. 先將參與人員找出來,分別列於二維矩陣橫軸。
2. 再將工作細分,每一工作項目列於二維矩陣的縱軸。
3. 依序檢視每個人員,在每一工作項目的角色。
4. 檢查每一工作項目是否都有一位,而且僅有一位,當責者與負責者。

「這邊補充一下,每一項工作不一定會有諮詢者(Consult)或被通知者(Inform)角色,

但是一定要有負責者與當責者,而且最好就只有一位。」

「負責者是否可以和當責者為同一人呢?」Scott發出疑問

「當然可以,但最好是不同人。

不同人來審核對問題的發生可以減到最低。」

經過這樣的調整,我又再度看到小胖滿足的笑容,

「A~~,這是下午茶的帳單。」
我接過小靜的下午茶資料後,立即轉手小胖。

慵懶原則:
見異思遷可以順應變化,
但也是感性無法收斂的缺點,
善用理性模式才能速戰速決。

後記:不要讓你的下屬永遠覺得你對不起他。。。們

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  • KK
  • 人要搞定還有很多因素,但管理的人先得搞清楚狀況。
  • 悄悄話
  • Dragen
  • 這個模式好用,謝謝分享!!
  • 阿加
  • 小故事大啓發
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